當你在會議上報告，若你表達得不夠淺顯且清晰，台下的人聽不懂你在說什麼，不論報告準備得再好也沒用。
報告的內容固然重要，但能夠簡潔有力地解說資訊，讓人易於理解你想傳達的內容，不只展現出自己的影響力，還會讓人覺得值得信任。
學習如何溝通與解說，不只能夠清晰地傳達想說的內容，還能讓對方理解你的想法，這本《愈忙愈要會表達》會教導你一套溝通與解說的技巧與工具。
內容目錄
《愈忙愈要會表達》在說什麼？
光看書名會以為，這是一本教你在短時間內抓住他人注意力的表達技巧。但從英文書名 《The Art of Explanation》來看，翻成中文是「解說的藝術」，這是一本教你如何有自信且清晰溝通與解說的指南書。
本書作者羅斯．阿特金斯（Ros Atkins）在 BBC 擔任新聞主播與分析編輯，擁有超過 20 年的經驗。面對複雜的國際議題，他時常要能化繁為簡，清楚有條理地解說複雜事物。這本書匯聚作者多年來的累積的經驗與心得，歸納出清楚表達的十個要素，並發展出清楚表達的策略，提供你有系統地學習清晰表達的技巧。
清晰表達不只能應用在新聞報導上，也能應用到工作與生活的眾多層面中。以下舉些例子：
- 創作者：能夠將複雜事物與觀念轉化成清晰、淺顯的故事與解說，不只易於理解，更能吸引觀眾的注意。
- 職場工作者：具備清晰的表達能力，能夠提出容易理解的報告與提案，有效溝通來減少誤會與摩擦，並能夠清楚傳達重點。
- 在日常生活中，想提升溝通能力的人：無論是在家庭、社會、朋友中，能夠清楚表達自己的意見與想法，有助於促進理解，降低人際互動間的摩擦。
書中提供很多具體案例與實用技巧。接下來，我會先分享「清楚表達的十項要素」，再來分享佔本書最大篇幅的「清楚表達的七個步驟」，最後分享我從書中有所收穫的五個關於表達的觀點。
清楚表達的十項要素
Ros Atkins 認為一個優質的表達，會具備以下十個要素，你可以透過自我提問來檢視自己的表達是否清楚：
- 淺顯：這是我所能表達最簡單的方式？
- 重大與必要的細節：哪些細節是不可或缺的？
- 複雜性：這主題還有哪些部分是我不了解的？
- 效率：是否表達夠精簡，沒有任何冗餘資訊與贅字嗎？
- 精確：這是我想要傳達的重點嗎？
- 來龍去脈：為什麼這內容對於受眾很重要？
- 去除干擾：有任何視覺或口語上的干擾嗎？
- 引人入勝：是否能夠吸引聽眾的注意力？
- 提供助益：能否回答聽眾所有可能的疑問？
- 目的明確：我想傳達的核心訊息是什麼？
這十個要素都圍繞在溝通的兩大核心：
- 提供受眾所需或我想傳達的所有關鍵資訊。
- 確保這些資訊能被理解並對受眾有幫助。
了解這十項溝通的要素，不代表能做出簡潔扼要的表達，別人也不一定能夠聽懂你說的內容。
接下來，清楚表達的七個步驟才是書中的重點，這套系統不僅考慮要說什麼，還要考量到聽眾，為他們設計一套容易吸收與理解的表達方式。
清楚表達的七個步驟
在這個資訊爆炸的時代，注意力是非常稀缺的資源。現代人除了被動接收各種信件、通訊軟體的簡訊通知，還主動接收各種網路媒體的資訊。人們沒有耐心去聽劣質的解說，那無益於理解訊息，他們會過濾那些含糊不清的資訊，將注意力放在值得關注的事物上。
我們需要一套能夠抓住聽眾注意力，讓人願意買單的表達方式。
Ros Atkins 所提到的清楚表達的七個步驟，就是為了受眾量身打造傳達的內容，藉此表達自己的想法，還能讓受眾獲得想要知道的。
一、策劃：你的目的是什麼？受眾是誰？
策劃的本質在於幫助我們釐清目標，了解自己要做什麼，思考受眾是誰。
清楚表達的第一步，是先釐清這場表達的目的，而非你想說什麼。先問自己：「這次表達的目的是什麼？」「對象是誰？知識水平如何？他們在意什麼問題？」策劃的意義是幫助我們聚焦想要表達的核心目的，避免迷失表達的準備方向。
二、蒐集：從聽眾的角度來收集資料
確認完主題方向之後，第二步是要蒐集資料。
資料的來源很重要，因為它直接影響著資料的正確度與可信度。選擇第一手資料或可靠來源，以擁有可靠的事實依據，並且要核實資訊的背景與正確性。
蒐集資料時，根據聽眾的可能會有的疑問，替他們尋找答案。確保自己能夠解答每個可能的疑問，同時也不能忽略自己不懂的內容。誠實面對不清楚的內容，並持續深入挖掘，確保你要表達的重點都有足夠的資料來支撐。
三、篩選：只保留最相關、最重要的資訊
資訊不是越多越好，而是有多相關、多重要。
蒐集完大量資料後，接著就是篩選資料。這項程序就像是提煉礦石，移除無用的雜質，只留下最重要的部分。
留下來的資訊要跟主題的目的有關聯，並且能夠對聽眾有所助益。
四、架構：安排內容的脈絡
有架構的內容能夠吸引聽眾的注意，也有助於聽眾理解事情的發展。
故事的開場就要破題，讓人知道接下來要講的故事是什麼。
故事主線的安排，會根據主題使用不同的排序方式，書中提供七種故事架構：
- 時間排序法：按照發展順序，逐步說明事件。
- 結局法：將說結局，再從開頭推進到結局。
- 拉遠聚焦法：以故事核心做為起點，一步步拉遠視角，放入更多相關背景資訊。
- 全背景模式法：用專題的方式呈現主題的多個背景部分。
- 引述法：從一句話或觀點出發，串聯起整個主題。
- 解決問題法：從疑問出發，進一步帶出解決方案。
- 堆積木法：像堆積木一樣，層層堆疊來鋪陳故事，讓觀眾充滿期待。
同樣地，結尾也要讓人留下深刻印象或啟發，並概括故事的核心事實或結論。
五、串聯：建立內容的連貫性
內容要有連貫性，避免節奏突然中斷，讓人誤以為故事結束了。
好的表達就像是「勾子」一樣，能夠勾住觀眾的注意力，同時也能做到承上啟下的作用，讓觀眾不會轉移注意力。
六、濃縮：移除任何不必要的雜質、干擾
無關緊要的資訊、冗言贅字是干擾內容的兇手。
將資訊濃縮不只使資訊更加清晰，也減少了不必要的干擾，受眾能夠聚焦在重要的資訊，利於吸收與理解資訊。
七、傳達：用自然說話方式來表達
語速、停頓、語調這些表達的元素，都會影響表達的流暢度與資訊的接收度。
以自己的說話方式，自然地表達內容。不論是寫文章或是報告，把內容大聲唸出來。實際唸出來後，就會發現不順暢的地方，這時可以調整句子或用詞，使內容更貼近你平常與人交談的方式。
這七個步驟提供你一套具體清晰的策略，但你不用完全按照這個流程，而是根據你使用場景，選擇合適的工具與技巧。經過嘗試之後，才會發現自己最適合、最有效的表達方式。
我發覺這套系統很適用來寫文章，從收集資訊、安排文章架構，到如何撰寫，還有思考讀者的需求、內容是否具有實用價值等等。表達與寫作其實是相輔相成，兩者的目的都是要讓訊息更容易被受眾理解、吸收與分享。
我從書中學到五個關於表達的觀點
或許你看完這七的步驟後，會覺得這些表達技巧沒什麼，在絕大多數的溝通表達書集都有提到。
確實如此，但是溝通這項技能無論在何種時代都十分重要。
一、精簡，讓表達更有重量感
資訊並非是越多越好，越多反而沒有幫助。事實上，有些文章看起來充滿細節，但很多都是不必要的細節，讀完會讓人覺得浪費時間。
書中舉了一個例子：工程師認為 iPod 的原型機不可能縮小，而賈伯斯覺得它太大了，於是他直接把 iPod 直接丟入魚缸中，看到有些氣泡浮出來，這表示「裡面還有空間」，體積可以再更小。
這個例子提醒我們，無論是寫作或表達都要除去雜質。移除多餘的氣泡，表達的內容會更精簡。
雖然精簡會把內容刪減得更少，但這不代表內容變輕，反而變得更有重量。因為好的內容只會留下精華的部分，讀者在有限的時間內能獲得更多資訊，這不只提升了傳達資訊的效率，也能把內容表達得更清晰，讓觀眾看完後覺得物超所值。
精簡，讓表達更加強而有力，更具有重量感。
二、「複雜性」是建立理解與信任的橋樑
作者提到一個觀點：「放棄複雜性來追求淺顯，是一個很常見的誘惑。」簡化能夠讓複雜的事物變得簡單，然而這只是逃避複雜性。許多主題都具有複雜性，你無法逃避，只能面對它、妥善處理它。
我們常常想把內容講得淺顯，讓人容易理解，往往會選擇事物當中簡單的部分來解釋。但他認為：「追求淺顯並非是忽略複雜性。真正挑戰是要確保必要細節與複雜性的同時，讓表達既清晰又有深度。」
將事物的複雜性搞清楚，能夠帶來兩個好處：第一點將複雜的內容說清楚，能夠增加觀眾對訊息的理解，還能讓他們對訊息的來源更加有信心。第二點是理解複雜性能讓人更加明白需要哪些資訊，並妥善運用。
能夠將複雜主題化繁為簡的人，都是對該主題有深入的理解。正因為具備完善的知識，才能夠用簡單的話語說出複雜的資訊，這會讓人更加信服，傳遞的資訊更加準確、易於理解。
如同作者所說：「理解是優質表達的先決條件；而最出色的解說，是對複雜性的優雅呈現。」
三、脈絡，讓人感受到事情的意義與影響
有些新聞報導只會描述發生的事件，卻忽略背後的成因與背景，讓人無法感受到該事件的意義或影響。
缺乏脈絡的表達，會讓人無法理解該事情的重要性或影響力。不論是在商業報告或是解決問題時，都要了解一件事背後發生的來龍去脈，才能對事件有清楚的認知，而能提出正確的解決方法。
在寫筆記時，如果你的筆記缺乏脈絡，等你下次回顧這則筆記，會忘記為什麼自己要記錄這個，甚至會不了解這則筆記的意思，還得花時間回顧原始資料。
有清晰的脈絡，能清楚地指出事件的意義，人們才能意識到事件的價值，而專注聆聽。同時，這也會加深觀眾的理解，不僅知道「發生了什麼」，還了解到「這為什麼要關注」。
四、說清楚還不夠，還要為對方量身設計
在這資訊如海嘯般襲來的世界，我們需要贏得受眾的注意力。
作者說：「要贏得注意力最有效的方法之一，就是讓受眾知道你的內容是專門為他準備的。」要有效吸引或維持受眾的注意力，關鍵是訊息是針對他們量身打造。
作者在寫 email 時，會在信件主旨前加上對方的名字，例如「嗨，安德魯」。這讓人知道這封信是專們給她，增加開信率。這就像是在文章中加上「如果你遇到這種情況，你會怎麼做？」讓對方感覺是你正在與他對話般，受眾會更加關注並願意給予回應。
這技巧似乎很適合用在電子報開頭，一開始先說：「嗨， ▢▢▢今天我要跟你分享……」這樣的開頭會讓人感覺更加親切，覺得這封電子報是為你而寫的。
五、表達是展現影響力的關鍵
無論你腦中所多少好點子或想法，如果無法清楚表達出來，依舊留在你的腦中。
將書中的清楚表達的技巧應用到生活與工作的各個層面，能夠把你的想法傳達出現，讓你的思考被人看見，進而放大你的影響力。
清楚表達不只是說得清楚，還要讓人能夠聽進去，並理解內容。擁有好的表達能力，正是放大影響力的關鍵。
後記
《愈忙愈要會表達》裡面的觀念與技巧，都極具參考價值。不只能運用在新聞報導上，還能運用在生活與工作的各種溝通上。
書中作者提供許多句子範例，讓我們知道如何表達更淺顯、更流暢、更精簡。雖說這本是從英文翻譯成中文，原本的句型只適用於英文的表達，但是經過精心的翻譯與編輯，這些例子也能應用到中文的表達中。
書末作者提到，他的同事曾跟他說：「清晰的溝通就像清洗窗戶。窗戶髒了，還是能看到外面，但如果擦乾淨，視野會更清晰。」你不關注自己表達，依然能夠正常對話，但當我們學會更清楚的表達方式，不只自己能更清楚看見別人，別人也能更清楚看到你。
這本書就像是一本食譜，你可以挑出馬上能夠運用的部分，馬上用在自己的生活與職場上。非常適合想要把表達說得更清楚、讓想法被看見的人。
我認為無論是現在還是未來，溝通能力都會是職場的必備技能，不容忽視。
其他你可能感興趣的文章：
- 《簡報的技術》心得分享：改變人生的簡報課
- 《簡報 Show and Tell》閱讀筆記：讓聽眾看到你所說、所想的
- 《即興力》閱讀筆記：精湛即興的七大要素
- 《沉默不是金》閱讀心得：不明確就是不友善
- 《從1到1+》閱讀筆記：釋放自己的獨一無二，人人都能發揮影響力
